こんばんは、わいぐじです！
ゲームしながらあったかいもの食べたいなって思って
熱々おでんのガンモ食べたら盛大に火傷しました🍢
先日社内のイベント事務局をしておりまして
そのアンケート結果の報告書を後輩ちゃんが作ってくれたんですが
清々しいほどに酷くて(笑)作り直しをお願いしました
後輩ちゃんが手を抜いていた訳ではなく
資料の作り方とかを知らなかっただけで
確かに教わることって少ないよなって思ったので
初心者向けにお伝えしようと思います
- 度々作る報告書業務がめんどくさすぎる
- いまいち資料の作り方がわからない
- 報告書は作ってるのに上司が読んでくれない
そんな方はこのポイントから始めてみましょう〜
こんな報告書は読まれない
本当は今回後輩ちゃんが作ってきた報告書を
そのまま写真撮って載せたいぐらいなんですが
流石に社外に情報は出せないので
私がざっくり手書きしました
（iPhoneで手書きだから、、これ限界）
何のグラフなのかタイトルなく、汎用も文字小さい
グラフ３つあるのに縦だからもう1つは別シート
フリーコメントの回答をただただ貼っていくスタイル
フォントもバラバラで文字がはみ出してるとこもある
本当はこの１万倍読みづらいです。冗談抜きで。
トラブルの報告書とかではないので
そこまでしっかり作らなくてもいいのですが
読まれなければ作った意味なくなってしまいますよね。。
読まれないポイント
私のイラストが拙いせいで大変わかりにくいと思いますが
ざっとあげるだけでもこのぐらいありました
- PC投影前提でパワーポイントで作成してるのに縦型資料
- サマリ（資料の要約）は資料外のチャットで文章で来た
- グラフをスクショで貼っているのでどの色がどの項目だかわかりづらい
- フリーコメントでの回答もエクセルそのまま貼り付け
- 文字が資料からはみ出してる
- 文字のフォントと大きさがバラバラ
報告書自体は作成してるのに何でダメなの？
別に見辛くても提出すればよくない？
と思ったそこのあなた、めちゃくちゃ損してます
報告書を読む人はサマリで判断している
イメージしてもらいたいのですが
報告書を受け取る側って上司（自分より偉い人）が多くないですか？
その方達って自分より忙しくないですか？
業務量も多ければ、目を通す資料も多いです
なので報告書のサマリ（資料を要約したもの）で中身を判断します
読みづらいなと思った瞬間に読まれなくなります
報告書が読まれなければ報告書の内容の経験が
シェアできずに次もまた同じことを繰り返してしまいますよね
そうするとまた同じことをして、、というループです
ちゃんと読まれる報告書の作り方（初心者向け）
じゃあどうやって作ったら読んでくれるんだよっていう話になると思います
やっと本題です
最初の1枚【サマリ】をしっかり作る
先ほどから登場してますがサマリをしっかり作ることです
何ならその1枚で全て大事なポイントは全て伝えるのがベストです
とはいえめちゃくちゃ小さい文字でびっしり書くのはダメ、ゼッタイ
端的な結果(数字）と他に必要な情報のみですね
後輩ちゃんのように資料外もダメです
イメージはこんな感じです
今回の「イベントのアンケート集計結果」を例にすると
サマリで伝えるのはこんな部分になりますね
①の枠で全体満足度やら他のグラフをつけます
「何の」グラフで「どれが何を指してるのか」がわかるように
②の枠にはピックアップコメントを入れます
フリーコメント等で拾えた気になる意見、指摘、感想など
③の枠には①.②を踏まえて次回への提案を入れます
廃止することや新たに加えてみたいコンテンツなど
２枚目以降にはアンケートでもらった回答をセクションごとに載せていきましょう
見たい人が見る用・質問された時の回答用資料と思ってもらえればOKです
その他気にすべきポイント
基本的には自分(相手)が渡されて見やすい・理解しやすいもの作ればいいと思います
パワーポイントでPC投影なら横向きで作る
└逆に文章多めならワードで作るとか
フォントごちゃ混ぜにしない
└明朝とゴシックとメイリオのコラボレーション！みたいなのやめましょう
セクションの途中でスライド分けない
└どうしても分かれるなら1/2とか小さく書く
社内で共通したフォーマットを使ってる会社もあると思うので
その図なども活用してみてくださいね！
報告書作りのプロ(社内で上手い人)を探す
これは直接的は方法ではないですが
社内には報告書に限らず
資料作りに慣れてる人が沢山います
通常のミーティングも資料が何もない状態で話すだけって少ないですよね？
みんな毎回作ってるから慣れてるんですが
中には「上手い人」がいます
最初はなかなか見分けつかないかもしれませんが
自分が意識して資料を見ることによって
この注釈の入れ方いいな とか
ピックアップする内容のセンスいいな とか出てきます
そしたらそれを真似していきましょう
もう「結局何が言いたいのかわかんない」と言われる日々とはおさらばですね！
報告書を作ることに慣れるまで作る
ポイントなどもお伝えしてきましたが
最終的には慣れです
はい、体育会系の脳筋ですみません笑
でも最初は報告書に限らず何でもそうですよね
オムレツがふわっふわのオムライス作ってみたいと思ったら
上手い人の見て、自分で作ってみて失敗して
少しずつ改善してうまくなっていくしかないですよね
（何でオムライス普段食べないのに例に出したんだろう私）
いつまで経ってもうまくならないなーと自分では思ってても
外から見ると結構変わってる部分が多かったりします
先輩や同僚、資料作りが上手い人に
1枚サマリでどれだけ内容が伝わるか定期的にチャレンジするのもいいと思います
まずは拒否反応起こさず少しずつ作っていきましょう
それではこの辺で。乾杯〜🍻
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