こんばんは、わいぐじです！
久々にお悩み相談記事かけるので少しワクワクしてます
いや、常にしてるので通常運転でした笑
蕎麦と日本酒って最高ですよね（唐突）
いい季節になってきました
先日新卒3年目の子とオンラインで雑談してまして
その際に出てきた相談をシェアして解決していきたいと思います
- 上司がいつも忙しそうにしている
- もっと業務の深い話がしたいけど時間とってもらうのにハードルが高い
- もっとお仕事効率的に進める方法ないの？
と考えている方にはぜひ読んでいただきたいです
コツ的な意味では恋愛とかでも同じだと思ってますが
細かいテクニック的な部分が変わってくるので
需要があればいつかお伝えしようと思います
それでは本題いきましょう
本日の一問一答はこちら！
Q.上司が全然自分に時間を割いてくれません。忙しいのはわかるけどなんとかして欲しいです
A.上司の中での自分の優先順位を高めていけば必然的に時間作ってもらえるよ
【上司が自分に時間を割いてくれない】という悩み
今回の相談者は新卒3年目になる女の子
穏やかな性格だけど芯は強くてしなやかなラクダちゃんです
（まつげがすごいキレイなんです）
ラクダちゃん曰く、
上司であるマネージャーはいつも忙しそうで
話しかければ快く答えてくれてたけどリモートの今は結構きつい
毎週30分の定例1on1の会議は設定してるけど
急用入るとリスケじゃなくてキャンセルになりがちだし
話せても深い業務の話はできなかったりして悩んでる
案件持っていない訳ではないし
もう少し自分に対して時間を割いて欲しいが
何をどうすればよくなるのかがわからない といった内容でした
正直ちょっとイラついてるような感じだったので
現場ではよくあることだな〜と思いながら話進めていきました
上司は自分よりもどれぐらい忙しいのかを考えてみる
ラクダちゃん視点でもマネージャーが忙しいというのは
目に見えているようですが
実際にどれぐらい忙しいのか予想したことってありますか？
漠然と共有されている予定表の予定だけだと見えてこなかったりすることも多いんです
自分以外にも何人も部下やスタッフがいる
もちろん、マネージャーにとっての部下って自分だけじゃないですよね
社員以外に派遣社員とか業務委託のスタッフとかもいます
それらの人たちに何をどう任せてるのか、進み具合がどうか等
目に見える業務以外で頭を使わなくてはいけないことが多々あります
それに加えて誰かが起こしてしまったミスやトラブルは
マネージャーが責任持って処理することが多いので
予定表に予定が入っていなくても仕事がなくなることはありません
ミーティングや雑談も時間が限られていることだってある
上司やマネージャーの予定ってかなり変動しませんか？
大手になればなるほど変動しやすい印象があるんですが
それ自体はどうしようもないことだと割り切るのがおすすめです笑
それに加えて
１時間枠はミーティングとしてお願いできたけど
実際は他の案件も話すことがあって実質30分強しか時間がもらえない
なんてことも結構ザラに起きておきますよね
もし予定がリスケになって急に早まった時も
対応できるように準備しておくとスマートですね
中間管理職や役員クラスになるともっと忙しい
じゃあ、それよりも上のポジションにいる
部長などの中間管理職の方や本部や会社全体を見ている役員はどうでしょうか？
そう、お察しの通り（すでに書いてるけど）
もっと忙しいんです
重要な会議も増えて自分の判断による影響が大きくなっていくので
「考える」というワーク時間をわざわざ確保している方も多いぐらいです
その時間を自分に使ってくれよ！と直接言いたい気持ちも
痛いほどわかりますがそこをどうにかするよりも他のことに
時間とパワーを使った方が得策な気がします
多忙な人は優先順位を自分の中で決めている
それだけ忙しくしている人たちが
全てを同じ基準で慎重に扱っていたら1日が30時間あっても足りませんよね
なのでほぼ確実にどの人に聞いても
その人なりの優先順位が決まってます
一種の判断基準にしてることも多いです
ToDoリストを活用するときに自分で期限から逆算して
優先順位をつけたりしますよね？それと同じだと思ってもらって大丈夫です
優先順位が公開されている場合もあれば、されていない場合も多い
問題は、その優先順位が目に見えないことだと思います
会社全体で進めてる案件とか
今年はこれで競合と差をつける！と置かれてる案件は
間違いなく優先順位は高いです
でもそれ以外だとあんまり公表されてないですよね
その場合は期初によく行われてるミーティングとかの内容を
頑張って思い出してみてください
上司や偉い人たちが戦略とか注力していく商品とか
みんなに一気に伝える場があるはずです
もし小さいチームでまだやったことないかも、、、
とかの場合は提案してみるものいいと思います
リモートじゃなくて会社で他の人と一緒にお仕事できる場合は
会社最近よく聞く単語がキーポイントになってることが多いですね
感度高めつつ、息抜きしながら周りを見渡してみましょう
秘書が日程調整している場合、秘書はほとんど把握している
役員や部長に秘書さんがついてる場合がありますよね
その場合は秘書さんに聞いてしまうのが手取り早いです笑
実際、わたしも聞かれたりします
秘書がついてるメンバーは基本的に日程がかなり流動的に動くことがあり
重要だと思われる会議が重なったりすることも多いので
本人から先に今は（今週は）コレが最優先で、コレは今月中までに終われればOK
というような共有がされてます
ぜひ秘書さんと仲良くなってみてくださいね
優先度が低いからといって放置される訳ではない
ここまでお伝えしてきて
一つ前提条件を押さえておきたいのですが
あくまで仕事の中での優先順位であって
あなた自身の価値が低いとか
順位が低いから無視されるとかではないので
ご留意くださいね
【都市伝説？】上司の中の優先順位が高くなると仕事が早く進む
それでは本題です
結論からお伝えすると、
これは都市伝説などではなく普通にありえます笑
勘違いしないでいただきたいのが
決して媚び売るとかではないです
毎日上司のご機嫌とるとかでも全然ないです
それはもうコスパ悪すぎますからね笑
上司の頭のキャパの中に入り続けると仕事がサクサク進む
では、なんでそうなるの？にお答えしていくんですが
上司の業務モードの頭の中に
自分や自分の案件がキャパ内にいると
ざっくりこんなことが起きてきます
- お昼時間や業務時間外でも対応してくれることがある
- すれ違いざまに話せることが増える
この２点が大きいんじゃないかなと思います
今、そんなちっさいことかよって思った方いらっしゃると思います
でもこの小さいことがとっても大切なんですよ
普段は使っちゃいけない時間を使えるようになる
ということは単純に使ってもらえる時間が増えますよね
あとはその時間をどう使っていくかです
業務遂行に協力なサポーターや先輩をつないでもらえる
重めの案件だったり、初めてづくしの案件だったりって
自分じゃ如何にもこうにも進めづらい時って多いですよね
そんな時も知見をもってる先輩や
今は全然違うお仕事してるけど過去似たようなことを経験してる方
とかを紹介してもらいやすくなります
紹介する本人（上司）があなたのことを知らないと
結構人に繋げづらいんです
だからこそまず意識を向けてもらうってことですね
優先順位をあげるには相手の思考回路を熟知して先回りする
はい、ここで本題２ですね
今回ボリューム多いですかね（汗）
優先順位高めるといいことはわかったよ
じゃあどうやって高めていくんだよ
って話になりますよね
はい、お答えします
でも結構基本のことしか言いません
まず結論を伝える
冒頭でもお伝えしたように相手は忙しいです
判断していくことも多いです
なのでまず結論が欲しいです
理由とか背景とか頑張って伝えたのに
「で？」 って聞かれたことがある新人さんとか
意外と多いと思います
必要なことは相手から質問してくれますので
まずは、まずは結論です
その結論に至った背景、考えを伝える
結論伝えた後にやっと「なぜ」とか「こうだから」
という補足情報をつけていきます
慣れてくるとその補足情報の中でも
コレ先に見せた方がいいなとか
この補足は聞かれたらで問題ないなとか目星がつけられるようになってきます
最初が1番慣れなくて大変だと思いますが
気合いと根性です（急に体育会系）
質問されるポイントを目星つけてその答えと根拠を用意しておく
ここまでは割と自分のターンでしたよね
そしたらそれを聞いてた上司のターンになります
なんでこの数字を置いてるの？とか
コレはどこから拾ってきた情報なの？とか
お仕事内容によっても変わってきますよね
後、人しだいでも変わってきます
リスクを重く見る人なのか、チャンスに重きをおく人なのか
感情なのか理論なのかみたいなタイプで質問のされ方も変わってくるので
あらかじめポイント踏まえて用意しておきましょう
イメージ的には
最初に伝える分が20%
質問に答える（補足する）分が80% ぐらいです
上司がどんな性格で何をきにする人だかわからないよ！
て人はまず自分が上司に興味を持つところから初めてみましょう
対面でもメールでも基本はおなじ
直接会える前提でしたがメールでも基本は一緒です
前置きが長くて結局どこが重要なのかわからなくなってる
迷子のメールは正直あんまり読んでません
なので他の重要さがわかるメールから返信してくようになります
そうなると、放置されがちになるのはなんとなくイメージついてきますよね
メールで相談やら報告やらする場合は
最後まで書ききった後に自分で読み返してみましょう
自分がそれを送られてきた時に簡潔でわかりやすければ送る
なんだかボワっとしてるなと思ったら一旦コーヒーでも飲んでみる
そのぐらいの気持ちで取り組んでみるといいと思います
文字数が限られるチャットで練習するのもいいと思います
まとめ：仕事をサクサク進めるには上司の中の優先順位を高めていく
この一連の流れをラクダちゃんと話してました
来週ぐらいにまた話せる機会があるので
その後の進捗が楽しみです^^
重要なのは
- 優先順位は多忙な人ほどつけている
- 自分が優先順位高くなれば早く仕事が進む
- そのためには思考パターンを読んでいく
ということでした！
ここまで読んでいただいた方、本当にありがとうございます
自分で簡潔にとか言っておきながら
ボリューミーすぎる自覚はあります笑
もっと読みやすくかけるようにブログ練習していきますね^^
それでは今日はこの辺で。乾杯〜🍻
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